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保密文件柜如何提升办公效率?

日期:2020-01-14 / 人气:8

  如何利用保密文件柜提高办公效率?进入公司,首先看到的是员工的仪容、办公环境,假如一个企业的办公环境脏乱,员工也邋遢,那就认为这家公司的业绩一定不是很好。文件柜是我们现在最常用的办公家具,只要是正确的使用,就可以给我们带来干净整洁的办公环境,从而提高办公效率。

  随着现在大家安全意识提升,企业重要机密文件被盗我恶意,普通钢制文件柜已经不能满足日常的需要,只有具有保密的文件柜才可以管的住,一般称为保密柜,钢保密柜、电子保密柜等等,在这里让我们称为保密文件柜。

  文件柜选用的材料与钢制文件柜相同,采用优质冷轧钢板,厚度更大。结构设计为互锁式折边撬。还有就是使用输入密码打开电子密码锁。密码设置由用户自由更改,破解难度大。

  为了让大家更好的提高保密文件柜的办公效率,小编总结了以下经验:

  1、保密文件柜当中的文件可以按照年份或者是活动的顺序进行存放,同一个活动的文件可以相对集中,并且按照文件形成时间排序,还有按照文件的重要程度以及其他的要点进行排序。

  2、文件夹或者是文件盒应该按照:正本在前,副本在后;正文在前面,复件在后面,定稿在前,历次修改稿在后的规定。

  3、档案柜的箱子应按每年一个流水号的原则,按需要编号。您可以使用中文的四位数,例如0102。前两位数字01表示文件柜号,后两位数字是文件的实际编号。如果文件柜01有8个文件,编号从0101到0108,那么文件柜02将继续按上一次编号,如0209,代表文件柜02的第一个文件盒。

  4、保密柜里面的文件应该有办公室值班人员当天取出,使用后放回原处。如果有变动的话,应该在工作交接记录本上面做好就记录,以便第二天值班人员了解情况。办公室工作人员必须尽可能熟悉钢文件柜中物品的摆放。禁止以私人方式取出或销毁档案柜中的有关资料。

  保密文件柜的功能是非常强大的,但也应该会用。遵守以上的规定就可以把保密柜的功能全部发挥出来,从而提升办公效率。